A clausula 7.1.5 da ISO 9001 exige que, quando a medicao e usada para verificar conformidade de produto, os instrumentos sejam calibrados ou verificados a intervalos especificados contra padroes rastreaveis (no Brasil, rede RBC/Inmetro), identificados quanto ao status e protegidos contra ajustes e danos. Instrumento vencido em uso e uma das nao conformidades mais frequentes em auditoria — e das mais faceis de prevenir com um controle vivo.
O controle minimo por instrumento: identificacao unica (etiqueta fisica com codigo e validade); uso e localizacao (qual medicao critica ele atende); periodicidade definida por uso e criticidade (paquimetro de inspecao final: 6-12 meses; termometro de processo critico: pode ser menor); criterio de aceitacao — o ponto que separa controle maduro de colecao de certificados: defina o erro maximo admissivel em funcao da tolerancia que o instrumento verifica (regra pratica: incerteza + erro <= 1/10 a 1/4 da tolerancia) e AVALIE cada certificado contra esse criterio ao recebe-lo. Certificado arquivado sem avaliacao e dinheiro jogado fora.
E o item que quase todo mundo esquece: a acao quando o instrumento reprova. A 7.1.5.2 exige avaliar a validade das medicoes anteriores feitas com instrumento fora do criterio — ou seja: o que foi liberado com aquele paquimetro desde a ultima calibracao boa? Registre essa analise (amostragem de reinspecao, avaliacao de risco do lote) no proprio controle.
O modelo abaixo traz o inventario com todos esses campos, incluindo um caso de reprovacao tratado — exatamente o registro que o auditor pede para ver.