La revisión por la dirección (cláusula 9.3 de la ISO 9001) es la reunión en la que la alta dirección se detiene, mira los datos del sistema de gestión y decide: ¿el SGC sigue siendo conveniente, adecuado y eficaz? El acta de esa reunión es uno de los registros más auditados que existen, y uno de los peor hechos. La norma lista entradas obligatorias (9.3.2) y salidas obligatorias (9.3.3), y el auditor revisa ítem por ítem si todas fueron tratadas.
Las entradas incluyen: el estado de las acciones de revisiones anteriores; los cambios en el contexto interno y externo; el desempeño de los indicadores y de los procesos; la satisfacción y la retroalimentación de los clientes; las no conformidades y las acciones correctivas; los resultados de auditorías; el desempeño de los proveedores; la suficiencia de recursos; la eficacia de las acciones sobre riesgos y oportunidades; y las oportunidades de mejora. Las salidas tienen que registrar decisiones sobre mejora, necesidad de cambios en el SGC y necesidad de recursos.
El error clásico es el acta genérica: "se analizaron los indicadores y todo está adecuado". Eso reprueba en auditoría porque no evidencia análisis alguno. El acta buena registra el dato discutido ("el OTIF cerró el semestre en 91% contra una meta de 95%"), el análisis ("la caída se concentró en la línea especial después de perder al operador calificado") y la decisión con responsable y plazo ("aprobada la contratación de un segundo operador hasta septiembre, resp.: Recursos Humanos").
Haga la revisión por la dirección al menos una vez al año; el ritmo semestral es el más sano para pequeñas y medianas empresas. La plantilla de abajo cubre todas las entradas exigidas en formato de agenda, lista para llenarse durante la reunión, y deja cada decisión con responsable y plazo para que el acta sea auditable.