La cláusula 8.4 de la ISO 9001 exige que la organización determine criterios para la evaluación, selección, seguimiento del desempeño y reevaluación de los proveedores externos — y que conserve las evidencias. En la práctica, esto se resuelve con dos instrumentos: la calificación (evaluación de entrada, antes de comprar) y la evaluación periódica de desempeño, generalmente consolidada en el ICP (Índice de Calidad de Proveedores), calculado por proveedor cada semestre.
El ICP clásico pondera tres dimensiones medidas con datos del propio sistema: calidad (peso típico 50%: lotes aprobados sobre lotes recibidos, descontando las no conformidades del proveedor); plazo (30%: entregas a tiempo sobre el total); y servicio (20%: respuesta a cotizaciones, manejo de problemas, documentación correcta, evaluado con una rúbrica simple por el comprador). Los rangos de clasificación orientan la acción: por encima de 90% aprobado; entre 75% y 90% aprobado con salvedad (plan de mejora); por debajo de 75% crítico, con desarrollo formal o sustitución.
Dos errores comunes: evaluar por impresión ("el vendedor es atento") en lugar de usar los datos de la recepción; y calcular el ICP y no hacer nada con él — la nota solo vale si dispara una consecuencia: retroalimentación formal al proveedor, plan de mejora con plazo o búsqueda de alternativa. El proveedor crítico y monopolista merece trato especial: la nota baja no cambia nada si no hay alternativa — ese caso va a la matriz de riesgos con una acción de desarrollo de segunda fuente.
El modelo de abajo muestra la evaluación semestral consolidada de una industria. Envíe el resultado a cada proveedor: la transparencia convierte la evaluación en una herramienta de relación, no en burocracia interna que muere en una carpeta.