A ficha de controle de EPI e o registro que comprova o cumprimento da NR-6: a empresa e obrigada a fornecer gratuitamente o EPI adequado ao risco, em perfeito estado, exigir seu uso, orientar sobre a utilizacao e registrar o fornecimento — em meio fisico ou eletronico. Em fiscalizacao do trabalho ou em acao trabalhista, essa ficha e frequentemente o documento que decide o caso: sem registro de entrega assinado, a empresa nao consegue provar que forneceu.
Os campos que a ficha precisa ter: identificacao do colaborador e da funcao; descricao do EPI com o numero do CA (Certificado de Aprovacao — EPI sem CA valido e como nao ter EPI perante a lei); quantidade; data de entrega; motivo (primeira entrega, substituicao por desgaste, dano ou perda); e a assinatura do colaborador a cada entrega — nao apenas na primeira. A ficha tambem deve registrar o treinamento de uso e conservacao, que e obrigacao da empresa e costuma ser esquecido.
Boas praticas que evitam problema: confira a validade do CA na entrega (consulta gratuita no site do governo) e registre; defina vida util de referencia por EPI para disparar trocas programadas em vez de esperar o item degradar em uso; e trate a recusa de uso formalmente — oriente, registre a orientacao e aplique a progressao disciplinar prevista, porque a NR-6 obriga a empresa a EXIGIR o uso, nao apenas a fornecer.
Para empresas com ISO 9001, o controle de EPI tambem alimenta o ambiente de operacao de processos (clausula 7.1.4). O modelo abaixo mostra a ficha individual completa de um soldador, com trocas e treinamento registrados.