O procedimento documentado (ou POP — procedimento operacional padrao) descreve COMO um processo e executado: sequencia, responsabilidades, criterios e registros gerados. A ISO 9001:2015 nao exige mais os "seis procedimentos obrigatorios" da versao antiga — ela exige informacao documentada na extensao necessaria para a operacao consistente dos processos (clausula 7.5). Traduzindo: documente onde a falta de padrao gera erro, e nao mais que isso.
A estrutura consagrada tem sete secoes: 1. Objetivo (para que o procedimento existe, em uma frase); 2. Aplicacao (a quais areas/processos se aplica); 3. Referencias (normas, outros documentos); 4. Definicoes (termos e siglas); 5. Responsabilidades (quem faz o que); 6. Descricao (o passo a passo em si, na ordem de execucao); 7. Registros (quais evidencias o processo gera, onde ficam e por quanto tempo). Complete com o cabecalho de controle: codigo, revisao, data, elaborou/aprovou.
O erro que mata procedimentos e escrever para o auditor em vez de para o usuario: paragrafos longos, juridiques, zero imagens. Procedimento bom e o que um funcionario novo consegue seguir sozinho: frases curtas, verbos no imperativo, fluxograma quando a logica tem desvios, foto quando o detalhe visual importa. Se o documento tem cinco paginas e ninguem consulta, ele e passivo de auditoria, nao ativo de gestao.
O modelo abaixo mostra a estrutura aplicada a um procedimento real de tratamento de nao conformidades. Use como esqueleto: troque o conteudo das secoes e mantenha a disciplina do formato.