El 5W2H convierte la intención en ejecución respondiendo siete preguntas para cada acción: What (qué), Why (por qué), Where (dónde), When (cuándo), Who (quién), How (cómo) y How much (cuánto cuesta). Es el formato de plan de acción más aceptado en auditorías ISO 9001 y el más fácil de dar seguimiento en una reunión: una fila por acción, sin ambigüedad sobre responsable ni plazo.
La diferencia entre un 5W2H que funciona y uno que adorna el cajón está en tres detalles. Primero, el Quién es siempre una persona con nombre, nunca un área: cuando la acción es de todos, no es de nadie. Segundo, el Cuándo es una fecha, no un mes ("hasta el 15/08", no "agosto"). Tercero, el Por qué conecta la acción con un dato o un objetivo real: si usted no logra justificar la acción con un número o con un requisito, tal vez no debería estar en el plan.
El ejemplo de abajo es un plan completo de reducción de atrasos de entrega en una industria de pequeño porte. Note que las acciones atacan causas distintas del mismo problema (previsibilidad de la cartera, cuello de botella de máquina, comunicación con el cliente): un buen plan de acción nace de un análisis de causa, no de una lista de deseos.
Para dar seguimiento a la ejecución, agregue una columna de estatus (por hacer, en curso, concluida, atrasada) y revise el plan cada quince días en una reunión corta. Un plan de acción sin rutina de revisión tiene una vida media de tres semanas: las dos primeras acciones salen y el resto muere. Si prefiere llenar el suyo en línea y descargarlo en PDF, use la herramienta 5W2H gratuita enlazada en esta página.