O que e o plano de acao 5W2H
O 5W2H e um metodo de planejamento que transforma uma decisao em acao executavel respondendo sete perguntas: What (o que sera feito), Why (por que), Where (onde), When (quando), Who (quem), How (como) e How much (quanto custa). O resultado e uma tabela simples que qualquer pessoa da equipe entende em trinta segundos, sem precisar de treinamento previo.
Na gestao da qualidade, o 5W2H e a forma mais comum de registrar planos de acao de nao conformidades, saidas de analise critica, acoes sobre riscos e oportunidades e melhorias do ciclo PDCA. Auditores da ISO 9001 estao acostumados a encontrar esse formato como evidencia, o que facilita a vida de quem esta implantando ou mantendo a certificacao.
Quando usar
- Tratar uma nao conformidade ou reclamacao de cliente com acoes corretivas rastreaveis;
- Desdobrar um objetivo estrategico ou meta de indicador em acoes concretas;
- Planejar a implantacao de um requisito da ISO 9001 ou de um novo processo;
- Organizar qualquer projeto pequeno em que planilhas viram bagunca rapido.
O erro mais comum
O erro classico e preencher o Quem com um setor inteiro ("Producao", "Qualidade") em vez de uma pessoa. Quando todo mundo e responsavel, ninguem e responsavel. O segundo erro mais frequente e deixar o Quanto custa em branco: mesmo que a acao nao tenha custo direto, registre "R$ 0 / horas internas" para mostrar que o recurso foi avaliado. Por fim, um plano 5W2H sem data de verificacao vira lista de desejos: defina quando cada acao sera checada.
Exemplo preenchido de industria
Uma metalurgica de pequeno porte recebeu tres reclamacoes de pecas com oxidacao no trimestre. O plano 5W2H ficou assim: O que: instalar desumidificador no estoque de produto acabado. Por que: a umidade do galpao passou de 78% no inverno e esta oxidando pecas usinadas. Onde: galpao B, area de expedicao. Quando: ate 15/08. Quem: Carlos (manutencao). Como: comprar desumidificador industrial 50 L/dia, instalar e registrar umidade 2x ao dia no checklist. Quanto: R$ 3.400. Na verificacao de eficacia, 90 dias depois, nenhuma nova reclamacao de oxidacao havia sido registrada. Esse e o nivel de detalhe que faz um plano funcionar: use a ferramenta acima e monte o seu com o botao Carregar exemplo para partir deste caso pronto.