O 5W2H transforma intencao em execucao respondendo sete perguntas para cada acao: What (o que), Why (por que), Where (onde), When (quando), Who (quem), How (como) e How much (quanto custa). E o formato de plano de acao mais aceito em auditorias ISO 9001 e o mais facil de acompanhar em reuniao: uma linha por acao, sem ambiguidade sobre dono e prazo.
A diferenca entre um 5W2H que funciona e um que enfeita gaveta esta em tres detalhes. Primeiro, o Quem e sempre uma pessoa nomeada, nunca um setor — quando a acao e de todos, nao e de ninguem. Segundo, o Quando e uma data, nao um mes ("ate 15/08", nao "agosto"). Terceiro, o Por que conecta a acao a um dado ou objetivo real: se voce nao consegue justificar a acao com um numero ou um requisito, talvez ela nao devesse estar no plano.
O exemplo abaixo e um plano completo de reducao de atrasos de entrega em uma industria de pequeno porte. Repare que as acoes atacam causas diferentes do mesmo problema (previsibilidade de carteira, gargalo de maquina, comunicacao com cliente) — um bom plano de acao nasce de uma analise de causa, nao de uma lista de desejos.
Para acompanhar a execucao, acrescente uma coluna de status (a fazer, em andamento, concluida, atrasada) e revise o plano quinzenalmente em reuniao curta. Plano de acao sem rotina de revisao tem meia-vida de tres semanas: as duas primeiras acoes saem, o resto morre. Se preferir preencher o seu online e baixar em PDF, use a ferramenta 5W2H gratuita linkada nesta pagina.