Qué exige el requisito
La cláusula 5.3 pide que la alta dirección asigne, comunique y haga entender las responsabilidades y autoridades de los roles pertinentes. La norma enumera lo que tiene que quedar cubierto: asegurar que el sistema cumpla la norma; asegurar que los procesos entreguen las salidas previstas; informar a la alta dirección sobre el desempeño del sistema y sobre las oportunidades de mejora; promover el enfoque al cliente; y asegurar que la integridad del sistema se mantenga cuando se planifican e implementan cambios. No es una lista decorativa: cada punto tiene un dueño identificable, y el auditor va a preguntar por su nombre.
Esas responsabilidades pueden quedar en una sola persona (el antiguo "representante de la dirección") o repartirse entre varios roles. Lo que importa es que estén asignadas a alguien con autoridad suficiente para decidir y que las personas lo sepan. La responsabilidad final por la eficacia del sistema sigue siendo de la alta dirección (5.1) y no se delega. En empresas pequeñas es normal que una misma persona acumule varios de estos roles; el problema aparece cuando esa acumulación no está escrita y cada quien supone que otro se encarga.
Las herramientas más comunes son el organigrama, las descripciones de puesto y una matriz de responsabilidades por proceso. El auditor lo prueba en la práctica: pregunta quién puede liberar un producto con desviación, quién aprueba un documento, quién decide sobre una no conformidad, y compara la respuesta con lo que está escrito. Cuando dos personas se atribuyen la misma autoridad, o cuando nadie se la atribuye, el hallazgo aparece solo.
Qué pide ver el auditor
- Organigrama y descripciones de puesto actualizados, con fecha de la última revisión
- Responsables definidos para cada proceso y para las atribuciones que enumera la norma
- Autoridades definidas para las decisiones críticas (liberación, aprobación, desviación)
- Evidencia de que las responsabilidades fueron comunicadas a quienes las ejercen
- Reporte del desempeño del sistema a la alta dirección, normalmente en la revisión por la dirección
Dónde se equivocan más las empresas
- Organigrama desactualizado, con personas que ya salieron de la empresa
- Nadie definido para informar el desempeño del sistema a la alta dirección
- Autoridad para la liberación de productos y servicios sin definir con claridad
- Personas que desconocen sus propias responsabilidades dentro del sistema
Ejemplo de no conformidad
- Requisito
- ISO 9001, 5.3: las responsabilidades y autoridades deben asignarse, comunicarse y entenderse dentro de la organización.
- Evidencia
- El procedimiento de liberación define que el "inspector de calidad" libera lotes con desviación; en la entrevista, el supervisor de producción y el inspector afirmaron ambos tener esa autoridad, y hay lotes de 05/2026 liberados por cada uno.
- Hallazgo
- La autoridad para liberar un lote con desviación no se entiende de forma consistente.
Cómo cumplirlo en PrismaBiz
Plantillas listas para este requisito
Preguntas frecuentes
¿Necesito un representante de la dirección?
Ya no es obligatorio. Las responsabilidades que enumera la 5.3 pueden quedar en una o en varias personas.
¿El organigrama es obligatorio?
No. Es la forma más simple de comunicar la estructura, pero la norma acepta cualquier medio que deje claras las responsabilidades.
¿Cómo probar que las responsabilidades fueron comunicadas?
Inducción registrada, descripción de puesto firmada, publicación en la intranet o en cartelera, y personas que saben responder cuando se les pregunta.