Qué exige el requisito
La cláusula 7.2 trata de una pregunta simple: ¿las personas que afectan la calidad saben hacer lo que hacen? La empresa tiene que determinar qué competencia es necesaria para cada puesto que influye en el desempeño del sistema de gestión de la calidad, asegurar que las personas sean competentes con base en su educación, formación o experiencia, y actuar cuando falte algo. La lista de puestos que entran ahí no la define la norma: la define la empresa, y el auditor comprueba si dejó fuera alguna actividad que claramente afecta el producto.
Actuar no significa solamente dar un curso. La norma acepta otras salidas: acompañamiento por alguien con más experiencia, reasignación de funciones, contratación de quien ya tiene la competencia, tutoría en el puesto. Lo que no puede faltar es la evaluación de la eficacia de la acción tomada: la empresa tiene que verificar que la persona pasó a ser competente, no solo que asistió al curso. Una lista de asistencia prueba participación; no prueba competencia.
Por último, la empresa conserva información documentada que evidencie la competencia: certificados, historial de capacitación, evaluación práctica, currículum verificado. El camino más usado es la matriz de competencias por puesto, que muestra de un lado lo que el puesto exige y del otro lo que cada persona ya demostró, dejando visibles las brechas que después se convierten en el plan de capacitación del año. Los terceros que ejecutan actividades que afectan la calidad también entran: si el soldador es contratado, su calificación tiene que estar igual de documentada.
Qué cambia en la ISO 9001:2026
En la ISO 9001:2026 la toma de conciencia (7.3), vecina de esta cláusula, pasa a incluir la cultura de la calidad y el comportamiento ético. En la práctica, la inducción y las capacitaciones pasan a tener que cubrir también esos temas. Vea todo lo que cambió en la revisión.
Qué pide ver el auditor
- Descripción de lo que exige cada puesto (educación, formación, experiencia, habilidades)
- Registro de que cada persona cumple lo que exige su puesto, o plan para cubrir la brecha
- Evaluación de la eficacia de la capacitación (prueba práctica, observación en el puesto, indicador)
- Certificados, fichas de capacitación e inducción archivados por cada colaborador
- Cobertura de terceros y temporales que ejecutan actividades que afectan la calidad
Dónde se equivocan más las empresas
- Evaluación de eficacia hecha con una encuesta de satisfacción ("¿le gustó el curso?")
- Descripción de puesto desactualizada o sin requisitos de competencia definidos
- Operador nuevo trabajando solo antes de ser evaluado en el puesto
- Capacitaciones registradas sin ninguna relación con la brecha que las motivó
- Personal tercerizado que ejecuta un servicio crítico fuera del control de competencia
Ejemplo de no conformidad
- Requisito
- ISO 9001, 7.2 c): cuando sea aplicable, evaluar la eficacia de las acciones tomadas para adquirir la competencia necesaria.
- Evidencia
- Capacitación en lectura de planos técnicos realizada en 03/2026 para 6 operadores de mecanizado; el único registro es la lista de asistencia. Dos de las no conformidades de 06/2026 fueron causadas por la interpretación equivocada de una cota.
- Hallazgo
- La eficacia de la capacitación no fue evaluada, y hay indicios de que la competencia no fue adquirida.
Cómo cumplirlo en PrismaBiz
Plantillas listas para este requisito
Preguntas frecuentes
¿Todo puesto tiene que estar en la matriz de competencias?
Tiene que estar cubierto todo puesto que afecte el desempeño y la eficacia del sistema de gestión de la calidad. En la práctica eso incluye producción, inspección, compras, ventas técnicas y liderazgo; los puestos sin relación con el producto pueden quedar fuera.
¿La experiencia vale como competencia?
Vale, siempre que esté evidenciada: tiempo en el puesto, evaluación práctica, referencia verificada. Decir que alguien hace eso hace años, sin ningún registro, no convence al auditor.
¿Cómo evaluar la eficacia de una capacitación?
Elija algo observable: prueba práctica en el puesto, acompañamiento del supervisor durante algunas semanas, caída de un indicador ligado al tema. El plazo de la evaluación debe alcanzar para que la persona aplique lo aprendido.