Documentacao do SGQ

Modelo de Procedimento de Controle de Informacao Documentada

Procedimento PQ-QUA-01 pronto para a clausula 7.5 da ISO 9001: codificacao, aprovacao, revisao, documentos externos e retencao de registros. Baixe gratis.

A clausula 7.5 da ISO 9001 trata da informacao documentada, termo que substituiu "documentos" e "registros" na versao 2015. Na pratica, continuam existindo dois tipos: a informacao mantida (procedimentos, instrucoes, formularios em branco, desenhos — o que diz como fazer) e a informacao retida (registros preenchidos — a evidencia do que foi feito). A norma nao exige mais um procedimento documentado de controle, mas quase toda empresa mantem um, porque e o jeito mais simples de padronizar as regras e prova-las ao auditor.

O que a clausula exige, item a item: na 7.5.2, que ao criar e atualizar informacao documentada a empresa assegure identificacao e descricao (titulo, data, autor ou codigo), formato e meio adequados e analise critica e aprovacao quanto a adequacao. Na 7.5.3, que a informacao esteja disponivel e adequada onde e quando necessaria e protegida contra perda de confidencialidade, uso improprio ou perda de integridade; que se controle distribuicao, acesso, recuperacao e uso, armazenamento e preservacao (incluindo legibilidade), controle de alteracoes e retencao e disposicao. Documentos de origem externa necessarios ao SGQ (normas, desenhos e especificacoes de cliente, manuais de equipamentos) devem ser identificados e controlados, e a informacao retida como evidencia deve ser protegida contra alteracoes nao intencionais.

Os achados de auditoria mais frequentes nessa clausula sao: copias impressas obsoletas no chao de fabrica (a IT da maquina esta na rev. B e a vigente e a rev. D); desenho de cliente sem controle de revisao, com o operador trabalhando pela revisao anterior; planilhas de registro editaveis por qualquer pessoa, sem protecao contra alteracao; tempo de retencao nao definido ou incoerente com exigencias de clientes; e documentos aprovados pela mesma pessoa que os elaborou sem qualquer analise critica.

Para usar este modelo, defina primeiro onde a informacao vive (servidor, sistema de gestao, nuvem) e quem tem acesso de leitura e de edicao. Depois estabeleca a codificacao, o fluxo elabora-analisa-aprova, as regras de distribuicao de copias impressas (carimbo de copia controlada ou impressao so para uso no dia) e a tabela de retencao. A tabela abaixo resume as regras por tipo de documento da Metalurgica Serra Azul; o procedimento completo esta no documento para download.

Uma regra pratica que evita metade das nao conformidades: o documento vigente e o do sistema. Toda copia impressa e controlada ou nao e valida, e a lista mestra mostra a revisao atual de cada documento.

PQ-QUA-01 rev. 03 — Regras de controle por tipo de informacao documentada

Tipo	Codificacao	Elabora / aprova	Meio e acesso	Retencao minima	Disposicao
Manual da qualidade	MQ-01	Coord. qualidade / Diretor geral	Sistema de gestao; leitura para todos	Vigente + ultima revisao	Revisao obsoleta arquivada em pasta "Obsoletos"
Procedimento	PQ-AAA-NN (AAA = area)	Dono do processo / Coord. qualidade	Sistema de gestao; leitura para todos	Vigente + 2 revisoes anteriores	Arquivar obsoleto com marca d agua OBSOLETO
Instrucao de trabalho	IT-AAA-NN	Supervisor da area / Coord. qualidade	Sistema + copia controlada plastificada no posto	Vigente + 2 revisoes anteriores	Recolher copia impressa na liberacao da nova revisao
Formulario em branco	FQ-AAA-NN	Dono do processo / Coord. qualidade	Sistema de gestao	Vigente	Excluir modelo antigo do sistema
Desenho e especificacao de cliente (externo)	Codigo e revisao do cliente	Recebido pelo comercial / liberado pela engenharia	Pasta de engenharia; copia controlada na OP	Vida do produto + 5 anos	Carimbar OBSOLETO e recolher copias da producao
Norma tecnica (externo)	Codigo da norma	Engenharia verifica atualizacao semestral	Portal de normas assinado	Vigente	Cancelar acesso a versao substituida
Registros de inspecao e liberacao	Numero da OP / lote	Inspetor / Supervisor da qualidade	Sistema de gestao (somente leitura apos fechamento)	5 anos apos a entrega	Exclusao com registro de descarte
Certificados de calibracao	Codigo do instrumento	Laboratorio externo / Coord. qualidade	Pasta digital de metrologia	Vida do instrumento + 2 anos	Exclusao apos baixa do instrumento
Registros de treinamento e competencia	Matricula do colaborador	RH / gestor da area	Sistema de RH	Contrato + 5 anos	Exclusao conforme politica de privacidade (LGPD)
Atas de analise critica pela direcao	ACD-AAAA	Coord. qualidade / Diretor geral	Sistema de gestao; acesso restrito a lideranca	10 anos	Arquivo permanente em meio digital

Ajuste os prazos de retencao aos requisitos contratuais dos seus clientes e a legislacao aplicavel, que podem exigir periodos maiores.

1. Objetivo

Estabelecer as regras para criacao, atualizacao, aprovacao, distribuicao, uso, protecao, retencao e disposicao da informacao documentada do SGQ, atendendo a clausula 7.5 da ISO 9001.

2. Aplicacao

Aplica-se a toda informacao documentada mantida (manual, procedimentos, instrucoes, formularios, planos) e retida (registros) do SGQ, incluindo documentos de origem externa.

3. Referencias

ABNT NBR ISO 9001:2026 — clausula 7.5.
Lista mestra de documentos [CODIGO].
Lei 13.709/2018 (LGPD), para registros que contenham dados pessoais.

4. Definicoes

Informacao documentada mantida: documento que orienta a execucao (o que e como fazer).
Informacao documentada retida (registro): evidencia de resultados alcancados ou atividades realizadas.
Documento de origem externa: documento nao elaborado pela empresa, mas necessario ao SGQ (norma, desenho de cliente, manual de equipamento, legislacao).
Copia controlada: copia impressa identificada e registrada na lista de distribuicao, recolhida quando o documento e revisado.

5. Responsabilidades

Dono do processo: elaborar e manter atualizados os documentos do seu processo.
Coordenacao da qualidade: analisar criticamente a adequacao, publicar, manter a lista mestra e controlar copias.
Aprovador (conforme tabela de tipos): aprovar o documento antes do uso.
Todos os colaboradores: usar somente a revisao vigente e comunicar documentos desatualizados ou inadequados.

6. Descricao

6.1 Identificacao: todo documento traz codigo, titulo, numero e data da revisao, elaborador e aprovador. Codificacao: MQ (manual), PQ-AAA-NN (procedimento), IT-AAA-NN (instrucao), FQ-AAA-NN (formulario), onde AAA indica a area.
6.2 Elaboracao e revisao: o elaborador redige o documento no modelo padrao; alteracoes sao destacadas e descritas no historico de revisoes.
6.3 Analise critica e aprovacao: a coordenacao da qualidade verifica coerencia com outros documentos e com a norma; o aprovador libera o documento no sistema. Nenhum documento e usado antes da aprovacao.
6.4 Publicacao e distribuicao: o documento aprovado e publicado no sistema com acesso de leitura para os usuarios. Copias impressas so sao emitidas pela qualidade, identificadas como copia controlada e registradas na lista de distribuicao.
6.5 Alteracao: a publicacao de nova revisao dispara o recolhimento das copias impressas anteriores em ate 1 dia util e o treinamento dos usuarios quando a mudanca afetar a execucao da tarefa.
6.6 Documentos obsoletos: revisoes substituidas ficam em area de obsoletos, com acesso restrito e identificacao OBSOLETO, pelo prazo definido na tabela de retencao.
6.7 Documentos de origem externa: identificados na lista de documentos externos com codigo, revisao, local de disponibilidade e responsavel pela verificacao de atualizacao.
6.8 Registros: preenchidos de forma legivel e completa no momento da atividade; apos fechamento, protegidos contra alteracao (somente leitura ou assinatura). Correcoes em papel: riscar com um traco, manter legivel, rubricar e datar.
6.9 Protecao e backup: arquivos digitais em servidor com backup [FREQUENCIA]; acessos por perfil; registros com dados pessoais tratados conforme a LGPD.
6.10 Retencao e disposicao: prazos conforme tabela de retencao; o descarte e registrado e, para dados pessoais ou confidenciais, feito de forma segura.

7. Registros

Lista mestra de documentos [CODIGO].
Lista de distribuicao de copias controladas [CODIGO].
Lista de documentos de origem externa [CODIGO].
Registro de descarte de informacao documentada [CODIGO].

8. Historico de revisoes

Rev. [N] — [DATA] — [DESCRICAO DA ALTERACAO] — Elaborado: [NOME] — Aprovado: [NOME/CARGO].

Perguntas frequentes

A ISO 9001:2026 exige procedimento documentado de controle de documentos?

Nao. A 7.5 exige que a informacao documentada seja controlada, mas nao exige que as regras estejam em um procedimento escrito. Na pratica, sem procedimento fica dificil garantir que todos sigam as mesmas regras e demonstrar isso ao auditor.

Copia impressa precisa de carimbo de copia controlada?

Nao ha exigencia de carimbo. O requisito e impedir o uso de revisao obsoleta. Carimbo com numero de copia e lista de distribuicao funciona; outra solucao aceita e marcar toda impressao como "valida somente na data de impressao".

Documento de cliente precisa entrar na lista mestra?

Precisa ser identificado e controlado como documento de origem externa (7.5.3.2). Pode ser na lista mestra ou em uma lista propria de documentos externos, desde que mostre a revisao vigente e onde esta disponivel.

Assinatura eletronica no sistema vale como aprovacao?

Sim. A norma pede analise critica e aprovacao, nao assinatura em papel. O registro no sistema com usuario, data e revisao e evidencia suficiente, desde que o acesso de aprovacao seja restrito as pessoas autorizadas.

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