Em uma pequena indústria, parte importante da qualidade do produto depende do que vem de fora: matéria-prima, componentes, tratamento térmico, pintura, calibração, transporte. A ISO 9001 trata desse tema na cláusula 8.4, que pede critérios para escolher, acompanhar e reavaliar fornecedores. O termo usado pela norma é provedor externo, mas no dia a dia todo mundo fala fornecedor.
O que a cláusula 8.4 pede
A 8.4.1 se aplica quando (detalhes na cláusula 8.4 explicada):
- produtos e serviços de fornecedores vão ser incorporados ao que a empresa entrega;
- produtos e serviços são entregues diretamente ao cliente pelo fornecedor, em nome da empresa;
- um processo ou parte dele é feito por um fornecedor por decisão da empresa, como uma etapa terceirizada.
Nesses casos, a empresa deve determinar e aplicar critérios para avaliação, seleção, monitoramento de desempenho e reavaliação dos fornecedores, com base na capacidade de fornecer de acordo com os requisitos. E deve reter registro dessas atividades e de qualquer ação decorrente das avaliações.
A 8.4.2 pede definir o tipo e a extensão do controle: quanto maior o impacto do fornecedor no produto, maior o controle. A 8.4.3 trata da informação que a empresa precisa passar ao fornecedor: requisitos do produto ou serviço, critérios de aprovação e liberação, competência exigida das pessoas, interações com a empresa, como será feito o controle de desempenho e se haverá verificação nas instalações do fornecedor.
Quem precisa ser avaliado
Nem todo fornecedor. O foco são os que afetam a conformidade do produto ou serviço. Uma forma prática é classificar:
| Classe | Exemplos | Controle sugerido |
|---|---|---|
| Crítico | Matéria-prima, componentes, processos terceirizados, laboratório de calibração | Qualificação formal, IQF periódico, inspeção de recebimento |
| Importante | Embalagem, transporte, manutenção de equipamentos críticos | Qualificação simples e avaliação periódica |
| Sem impacto no produto | Material de escritório, limpeza, refeição | Fora do controle da 8.4, salvo se passarem a afetar o produto |
Qualificação: antes da primeira compra
A qualificação, ou seleção, avalia se o fornecedor tem capacidade de atender antes de ser aprovado. Critérios comuns:
- certificação do sistema da qualidade, como ISO 9001, quando existir;
- aprovação de amostra ou de lote piloto;
- visita técnica ou auditoria no fornecedor, para os mais críticos;
- questionário de autoavaliação;
- histórico de fornecimento ou referência de outros clientes;
- documentação exigida: certificados de material, laudos, licenças.
Aprovado, o fornecedor entra na lista de fornecedores aprovados, que compras consulta antes de cada pedido. O modelo de lista de fornecedores aprovados tem as colunas de que você precisa. Defina também o que fazer em compra urgente de fornecedor fora da lista: quem autoriza e que inspeção reforçada se aplica.
Monitoramento de desempenho e IQF
Depois de aprovado, o fornecedor é acompanhado com dados. Um índice comum para isso é o IQF, índice de qualidade do fornecedor. Ele combina notas de critérios diferentes, com pesos definidos pela empresa. Critérios usuais:
- Qualidade: lotes aprovados ÷ lotes recebidos × 100;
- Prazo: entregas no prazo ÷ total de entregas × 100;
- Atendimento e documentação: nota de 0 a 100 para certificados corretos, resposta a reclamações, comunicação de mudanças.
A fórmula geral é:
IQF = (nota de qualidade × peso) + (nota de prazo × peso) + (nota de atendimento × peso), com a soma dos pesos igual a 1.
Os pesos refletem o que é mais importante para a empresa. Para matéria-prima crítica, qualidade costuma pesar mais. Preço pode entrar como critério comercial, mas não substitui a avaliação da capacidade de atender aos requisitos, que é o foco da norma.
Defina também faixas de decisão. Exemplo ilustrativo: 90 ou mais, fornecedor aprovado; de 70 a 89, aprovado com plano de melhoria; abaixo de 70, em observação, com reavaliação e busca de alternativa. O modelo de avaliação de fornecedor traz os critérios e o cálculo em planilha. O IQF médio dos fornecedores críticos também pode virar indicador do processo de compras, como mostram os exemplos de indicadores da qualidade.
Exemplo ilustrativo: IQF trimestral em uma metalúrgica
Imagine uma metalúrgica fictícia de 40 funcionários que usa pesos de 0,5 para qualidade, 0,3 para prazo e 0,2 para atendimento. No trimestre:
| Fornecedor | Qualidade | Prazo | Atendimento | IQF | Decisão |
|---|---|---|---|---|---|
| Aço em chapas | 19 de 20 lotes = 95 | 16 de 20 entregas = 80 | 90 | 89,5 | Aprovado com plano de melhoria de prazo |
| Tratamento térmico | 12 de 12 lotes = 100 | 12 de 12 entregas = 100 | 80 | 96 | Aprovado |
| Parafusos | 7 de 10 lotes = 70 | 9 de 10 entregas = 90 | 70 | 76 | Aprovado com plano; inspeção reforçada |
O cálculo do aço, por exemplo: (95 × 0,5) + (80 × 0,3) + (90 × 0,2) = 47,5 + 24 + 18 = 89,5.
Para o fornecedor de aço, a empresa enviou o resultado, pediu um plano para o prazo e combinou nova avaliação no trimestre seguinte. Para os parafusos, abriu uma não conformidade com o fornecedor, aumentou a amostragem no recebimento e começou a qualificar uma segunda fonte. Essas ações também precisam ser registradas: a norma pede reter evidência das ações decorrentes das avaliações.
No PrismaBiz, o IQF de cada fornecedor crítico pode ser acompanhado como indicador, com meta e gráfico de tendência, o que facilita levar o desempenho à análise crítica.
Reavaliação
A empresa define a periodicidade conforme a criticidade e o volume de compras. Além da reavaliação periódica, defina gatilhos para reavaliar fora do calendário: reclamação de cliente causada por fornecedor, mudança de unidade fabril, troca de controle da empresa fornecedora, lote reprovado com impacto grave. O desempenho dos fornecedores também é entrada obrigatória da análise crítica pela direção.
O que o pedido de compra precisa levar
Boa parte dos problemas com fornecedor começa no pedido. Se o requisito não foi comunicado, o fornecedor não tem como cumprir, e a não conformidade é da empresa, não dele. Para fornecedores críticos, confira se o pedido de compra ou o contrato informa:
- especificação do material ou serviço, com norma, classe ou grau quando aplicável;
- código e revisão do desenho;
- quantidade, prazo e local de entrega;
- documentos exigidos na entrega, como certificado de material ou laudo de ensaio;
- critério de aceitação e o que acontece com lote reprovado;
- obrigação de avisar antes de mudar matéria-prima, processo ou local de fabricação;
- se haverá visita, auditoria ou inspeção nas instalações do fornecedor.
Processos terceirizados
Tratamento térmico, pintura, galvanização, usinagem de terceiros e calibração são processos feitos fora, mas a responsabilidade pelo resultado continua com a empresa. Para eles, o controle costuma ir além do IQF: parâmetros do processo combinados por escrito, certificado ou relatório a cada lote e, para os mais críticos, auditoria de processo no fornecedor. No laboratório de calibração, confira se o certificado traz a rastreabilidade e a incerteza de medição exigidas pela empresa.
Inspeção de recebimento
A avaliação de fornecedores não substitui a verificação do que chega. O tipo de verificação depende da classe do fornecedor e do histórico: conferência de certificado, inspeção por amostragem, ensaio. O modelo de inspeção de recebimento usa amostragem pela NBR 5426. Os resultados alimentam a nota de qualidade do IQF.
Na construção civil, o PBQP-H tem requisitos próprios para fornecedores de materiais e serviços controlados. Veja os requisitos de fornecedores do SiAC.
O que o auditor costuma pedir
- Os critérios de qualificação, avaliação e reavaliação.
- A lista de fornecedores aprovados e a evidência de que compras a consulta.
- O registro da avaliação de um fornecedor crítico e das ações tomadas.
- Como os processos terceirizados são controlados.
- Um pedido de compra, para ver se ele leva os requisitos ao fornecedor.
- O desempenho dos fornecedores na ata da análise crítica.
Erros comuns
- Avaliar todos os fornecedores com o mesmo rigor, inclusive os que não afetam o produto.
- Calcular o IQF e não fazer nada com o resultado.
- Comprar de fornecedor fora da lista por urgência, sem regra para isso.
- Pedido de compra sem especificação, sem revisão do desenho ou sem exigência de certificado.
- Esquecer o laboratório de calibração e os processos terceirizados.