O que o requisito pede
A 5.3 pede que a alta direção atribua, comunique e faça entender as responsabilidades e autoridades dos papéis relevantes. A norma lista o que precisa estar coberto: garantir que o sistema atende à norma; garantir que os processos entregam as saídas pretendidas; relatar à direção o desempenho do sistema e as oportunidades de melhoria; promover o foco no cliente; e manter a integridade do sistema quando mudanças são planejadas e implementadas.
Essas responsabilidades podem ficar com uma pessoa (o antigo "representante da direção") ou ser distribuídas entre vários papéis. O que importa é que estejam atribuídas a alguém com autoridade suficiente e que as pessoas saibam disso. A responsabilidade final pela eficácia do sistema continua sendo da alta direção (5.1).
As ferramentas mais comuns são o organograma, as descrições de cargo e uma matriz de responsabilidades por processo. O auditor testa na prática: pergunta quem pode liberar um produto com desvio, quem aprova um documento, quem decide sobre uma não conformidade, e compara a resposta com o que está escrito.
O que o auditor pede para ver
- Organograma e descrições de cargo atualizados
- Responsáveis por cada processo e pelas atribuições listadas na norma
- Autoridades definidas para decisões críticas (liberação, aprovação, desvio)
- Evidência de comunicação das responsabilidades
- Relato do desempenho do sistema à direção (normalmente na análise crítica)
Onde as empresas mais erram
- Organograma desatualizado com pessoas que saíram da empresa
- Ninguém definido para relatar o desempenho do sistema à direção
- Autoridade de liberação de produto não definida
- Pessoas que desconhecem as próprias responsabilidades no sistema
Exemplo de não conformidade
- Requisito
- ISO 9001, 5.3: responsabilidades e autoridades devem ser atribuídas, comunicadas e entendidas.
- Evidência
- O procedimento de liberação define que o "inspetor da qualidade" libera lotes com desvio; na entrevista, o supervisor de produção e o inspetor afirmaram ambos ter essa autoridade, e há lotes de 05/2026 liberados por cada um.
- Constatação
- Autoridade para liberação de lote com desvio não está entendida de forma consistente.
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Perguntas frequentes
Preciso de um representante da direção?
Não é mais obrigatório. As responsabilidades listadas na 5.3 podem ficar com uma ou várias pessoas.
Organograma é obrigatório?
Não. É a forma mais simples de comunicar a estrutura, mas a norma aceita qualquer meio que deixe as responsabilidades claras.
Como provar que as responsabilidades foram comunicadas?
Integração registrada, descrição de cargo assinada, publicação na intranet ou mural, e pessoas que sabem responder quando perguntadas.